ثبت تغییرات شرکت چیست ؟ در زمانی که شما برای ثبت شرکت تجاری اقدام می کنید، این شرکت با توجه به نوع آن دارای یک اسم، آدرس مستقل، نام شرکا، میزان سهام، هیئت مدیره، حق امضاء و … می باشد که همگی این مشخصات درون سامانه اداره ثبت شرکتها به ثبت رسیده و همچنین در اساسنامه شرکت شما نیز ذکر شده است .
حال شما گاها به دلایل مختلف چه اجباری و چه اختیاری نیاز دارید که این مشخصات مربوط به شرکت را تغییر دهید.
این فرایند با تنظیم صورتجلسه تغییرات و تنظیم کامل آن امکان پذیر می باشد ، هر فرایند تغییری شامل یک صورتجلسه می باشد.
به عنوان مثال شما برای تغییر نام شرکت به یک صورتجلسه و برای تغییر سهام و یا ورود و خروج شرکاء به یک صورتجلسه دیگر نیاز دارید .
روند ثبت تغییرات شرکت بدین صورت می باشد که حتما این فرایند تغییر باید درون هیئت مدیره تصمیم گیری شود و سپس برای تنظیم صورتجلسات مشخص شده، مجمع عمومی عادی و همچنین مجمع عمومی فوق العاده با توجه به نوع تغییر، تشکیل و با رای اکثریت این تغییرات مشخص و ثبت می گردد.
اما این تازه شروع کار می باشد و شما بعد از تصمیم گیری و تنظیم صورتجلسات حتما باید آن را درون سامانه اداره ثبت شرکتها به ثبت برسانید تا قانون شود که خود این موضوع نیاز به پروسه تنظیم صورتجلسات توسط یک کارشناس حرفه ای در زمینه ثبت دارد که برای این مورد می توانید از کارشناسان ثبت فرهنگ مشاوره بگیرید.
در آخر نیز باید پرداخت و دریافت آگهی روزنامه رسمی را انجام دهید، آگهی تغییرات شما به ثبت برسد.
موسسه ثبت فرهنگ به واسطه بهره مندی از متخصصین این حوزه راهنمایی کاملی برای تغییرات شرکت به شما ارائه می دهد.
مراحل ثبت تغییرات شرکت
برای انجام هر گونه تغییرات شما ابتدا باید به طور کامل با مراحل ثبت تغییرات شرکت آشنا شوید. به طور کلی برای ثبت تغییرات شرکت باید مراحل زیر را طی نمایید.
مرحله اول : در ابتدا با تنظیم صورتجلسه ای باید تمام شرکا همه صفحات آن را امضا نمایند. در این مرحله شما با تکمیل اطلاعات شرکت و وارد نمودن شناسه ملی شرکت خود و با حضور شرکا مدارک لازم را جمع آوری می کنید. در صورتی که شناسه ملی ندارید می توانید با وارد نمودن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت صورتجلسه را تنظیم کنید.
مرحله دوم : در این مرحله با درج اطلاعات جلسه تمام گزینه های مطرح شده در جلسه را ثبت کنید. دقت کنید که باید اطلاعات به صورت کامل با مشخص نمودن تاریخ برگزاری جلسه، ساعت شروع و پایان و افراد حاضر در جلسه ثبت شوند.
مرحله سوم : در این مرحله با مراجعه به آدرس irsherkat.ssaa.ir به عنوان پایگاه اینترنتی اداره ثبت شرکت ها تمام اطلاعات و مدارک خواسته شده را در سایت بارگذاری کنید.
مرحله چهارم : در این گام می توانید با ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت ها از طریق پست اقدام کنید.
مرحله پنجم : هزینه های قانونی برای دریافت آگهی تغییرات را با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها پرداخت کرده و در انتها با پرداخت هزینه های روزنامه رسمی منتظر ثبت آگهی خود باشید.
نحوه ثبت تغییرات شرکت
همانطور که پیشتر به این موضوع اشاره شد اولین مرحله برای ثبت تغییرات شرکت، حضور اعضا و تصمیم گیری تمامی افراد در مورد دستور جلسه تغییرات مورد نظر میباشد.
در این باره پس از تصمیم گیری نهایی توسط اعضا یا همان تشکیل مجمع مورد نیاز در ساعت مقرر میبایست صورتجلسه مورد نظر تنظیم گردیده و دستور جلسه قابل اجرا با رعایت تمامی قوانین تنظیم گردد و پس از مطالعه توسط اعضا شرکت به امضای کلیه اعضای شرکت برسد و این موضوع زمانی در اداره ثبت شرکتها اعتبار دارد که صورتجلسه مورد نظر توسط تمامی اعضا شرکت به امضا رسیده باشد در غیر این صورت میبایست طبق قانون، در صورتی که شرایط لازم به نسبت تبدیل نوع شرکت (شرکت با مسئولیت محدود یا شرکت سهامی خاص) جاری باشد با دعوت از قایبین جلسه یا به اصطلاح چاپ آگهی دعوت مجمع از تمامی اعضا شرکت در روزنامه کثیرالانتشار، تغییرات لازم را در دست اقدام قرار دهید.
آگهی دعوت ثبت تغییرات شرکت
بطور کلی تعریف آگهی دعوت همانطور که از اسم آن مشخص است به فرایند یا مجموعه کارهایی گفته میشود که طی آن از تمامی اعضا شرکت مورد نظر با درج در روزنامه کثیر الانتشار شرکت که در اساسنامه به آن اشاره شده دعوت به حضور در جلسه مورد نظر بابت تصمیم گیری های جاری شرکت میشود که تنظیم آگهی دعوت شامل مراحل و تشریفات خاصی به نسبت نوع شرکت میباشد که در شرکت های تجاری مانند شرکت با مسئولیت محدود و شرکت سهامی خاص این قوانین با یکدیگر متفاوت بوده و میبایست توسط یک مجموعه ثبتی معتبر مانند مجموعه ثبت فرهنگ رسیدگی و اجرا گردد که در این صورت روند ثبتی شما به سرعت و به درستی توسط کارشناسان ما انجام میگردد. زیرا ثبت خوب فرهنگ است.
نکته دیگری که در این مورد باید به آن اشاره کرد این موضوع است که؛ قوانین لازم برای قانونی شدن آگهی دعوت در هرکدام از مجامع (مجمع عمومی عادی – مجمع عمومی فوق العاده) متغیر است و باید با علم کامل و اطلاعات کافی از قوانین جاری، این موضوع به سر انجام برسد.
درصورتی که تمامی اصول و قوانین برای انتشار آگهی دعوت فراهم باشد طبق اساسنامه شرکت مورد نظر، پس از گذشت 10 الی 12 روز کاری از تاریخ انتشار آگهی دعوت در روزنامه کثیرالانتشار، مجمع مورد نظر میتواند بابت تصمیم گیری درباره تغییرات شرکت تشکیل شود.
مدارک ثبت تغییرات شرکت
برای ثبت تغییرات شرکت خود باید مدارک زیر را تهیه کنید :
- کپی شناسنامه و کارت ملی از اعضای جدید بازرسی و سهامداران ( کپی باید برابر با اصل باشد)
- ارائه کپی کارت ملی و شناسنامه از اعضای قدیم و جدید
- ثبت تعداد سهام شرکت اعضای قدیم و جدید
- درج اسامی اشخاصی که حق امضا دارند
- ثبت آدرس و کد پستی شرکت
- ثبت سمت اعضای جدید و قدیم
- کپی آخرین آگهی تغییرات
- ثبت مبلغ سرمایه و ارزش ریالی
دقت داشته باشید که برای ثبت تغییرات شرکت شما باید با تمامی اعضا ابتدا به توافق رسیده و سپس اقدام به ثبت تغییرات نمایید.
در حالت کلی این شرایط را باید مد نظر قرار دهید:
- در زمان تشکیل جلسه و با توجه به نوع تغییرات باید به تنظیم صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت بپردازید. این تغییرات می تواند به صورت مجمع عمومی عادی به صورت فوق العاده یا تغییر اعضا هیئت مدیره باشند.
- ضمن دریافت تمامی مدارک شناسایی اعضا و سهامداران شرکت و مطالعه اساسنامه شرکت اقدام به برگزاری جلسه خواهید کرد.
- در آخرین مرحله شما با ارائه آگهی در روزنامه رسمی باید اطلاعات تاسیس و آخرین تغییرات شرکت را ثبت کنید.
چنانچه پس از ثبت شرکت شما به دلایل مختلفی قصد ایجاد تغییرات را داشتید باید با مراجعه به سازمان اداره امور ثبت شرکت ها مسئولین مربوطه را در جریان این تغییرات قرار دهید. ثبت تغییرات با دلایل متفاوتی می تواند همراه باشد.
به طور کلی تغییرات شرکت میتواند با عنوان های مختلفی مثل تغییر آدرس شرکت، نقل و انتقال سهام یا واگذاری سهم الشریکه، ورود و خروج اعضاء در شرکت، افزایش سرمایه شرکت و کاهش سرمایه شرکت، تعیین سمت اعضا و … باشد که هرکدام در مجمع مورد نیاز قابل اجرا بوده که در ادامه به اختیارات مجامع در شرکت ها به اختصار اشاره می کنیم.
اختیارات مجامع در شرکت ها
مجمع عمومی فوق العاده
- تغییر در مفاد اساسنامه
- نقل و انتقال سهام
تغییر در مفاد اساسنامه شامل افزایش سرمایه، کاهش سرمایه، تغییر آدرس شرکت، تغییر موضوع فعالیت شرکت، تغییر نام شرکت و از این قبیل تغییرات میباشد که طبق قانون در اختیارات مجمع عمومی فوق العاده میباشد.
مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
- انتخاب مدیران
- انتخاب بازرسین
- تصویب ترازنامه مالی و دستور تقسیم سود بین صاحبان سهام
- تعیین سمت
- تعیین حق امضا
- تعیین روزنامه کثیرالانتشار
عموما این مجمع پس از تشکیل مجمع عمومی فوق العاده انجام می شود یعنی به طور مثال در مجمع عمومی فوق العاده افراد در شرکت مشخص میشوند و در مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده افراد تعیین سمت میشوند.
جلسه هیئت مدیره
- تعیین سمت
- تعیین حق امضا
نکته: در شرکت هایی که طبق اساسنامه آنها نقل و انتقال را در حدود اختیارات هیئت مدیره ذکر کرده باشد این ثبت تغییرات شرکت در جلسه هیئت مدیره قابل انجام است.
صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت
صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت یکی از مستنداتی است که هنگام اعمال تغییرات در ساختار یا مدیریت یک شرکت، نظیر تغییرات در هیات مدیره، سرمایه ثبت شده، و یا تغییر در نام شرکت، تهیه میشود. این صورتجلسه حاوی توضیحاتی در مورد تغییرات برنامه‌ریزی شده و تصمیمات گرفته شده در این زمینه است و باید به صورت قانونی ثبت شود.
در ادامه به بررسی مراحل تهیه این صورتجلسه، اهمیت آن و نکات قانونی مربوطه می‌پردازیم.
مراحل تهیه صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت
- برگزاری جلسه: اولین مرحله برگزاری یک جلسه بین اعضای شرکت است. در این جلسه، تغییرات پیشنهادی باید مطرح و بحث شود.
- گرفتن تصمیم: پس از بررسی ثبت تغییرات شرکت مورد نظر، باید به آنها رای داده شود. اگر تمامی اعضا موافقت کنند و یا در شرایطی با اعمال آگهی دعوت، ثبت تغییرات شرکت مورد نظر میتواند اعمال شود.
- ثبت صورتجلسه: پس از تصمیم‌گیری، باید یک صورتجلسه تهیه کنید که شامل توضیحاتی در مورد تغییرات و تصمیمات گرفته شده است. باید به این موضوع توجه داشته باشید که با توجه به نوع تغییرات مدنظر گرفته شده مجامع مورد نیاز تغییر میکند که باید با داشتن آگاهی کامل نوع صورت جلسه خود را انتخاب و تنظیم کنید.
اهمیت صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت
صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت اهمیت ویژه‌ای دارد.
این سند، تغییرات انجام شده در شرکت را مستند میکند و عینا صورت جلسه ثبت تغییرات شرکت تنظیم شده در اداره ثبت شرکت ها به ثبت میرسد و در روزنامه رسمی چاپ میشود و میتواند در مواقعی که بحثی در مورد این تغییرات وجود دارد، به عنوان مرجع استفاده شود.
علاوه بر این، این صورتجلسه از نظر قانونی برای ثبت تغییرات شرکت در دفتر تجارت ضروری است.
نکات قانونی مربوط به صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت
صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت باید به طور کامل و دقیق تهیه شود. این به این معناست که باید شامل تمامی جزئیات تغییرات، از زمان و مکان برگزاری جلسه، تعداد حاضرین و تصمیمات گرفته شده باشد. همچنین، این صورتجلسه باید توسط تمامی اعضا یا در شرایطی با اعمال آگهی دعوت امضا شود.
بعد از تهیه صورتجلسه، باید آن را به طور رسمی در اداره ثبت شرکتها ثبت کنید. این کار به تأیید و اعتبار بخشی تغییرات کمک میکند و از این طریق، سایر شرکتها، مشتریان، سهامداران و مراجع قانونی می‌توانند از ثبت تغییرات شرکت شما مطلع شوند.
نادیده گرفتن این مراحل ممکن است منجر به جرایم قانونی شود. بنابراین، اگر در شرکت شما تغییراتی انجام شده است، مطمئن شوید که به طور صحیح و قانونی آنها را ثبت کنید.
در نهایت، صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت یک بخش حیاتی از مدیریت شرکت است که به دقت باید توسط اعضای شرکت در نظر گرفته شود. این فرآیند به تأیید و ثبت تغییرات شرکت کمک میکند و یک نقطه مرجع قانونی برای بررسی تغییرات انجام شده در شرکت فراهم میکند.
بنابراین، مطمئن شوید که در هنگام اعمال ثبت تغییرات شرکت خود، فرآیند مناسبی را برای تهیه و ثبت صورتجلسه تغییرات دنبال کنید.
52 پاسخ
آیا با وکالتنامه دیگر اعضا شرکت هم میتوان بدون حضورشان و همچنین بدون مشکل ثبت تغییرات شرکت را انجام داد؟
سلام و درود.
در صورتی که در وکالتنامهتنظیم شده توسط دفترخانه،تمامی موارد لازم به درستی ذکر شده باشد و به حضور در انواع مجامع و جلسات هیئت مدیره و امضای صورتجلسات اشاره شده باشد،وکیل شخص میتواند وکالتاً از سمت موکل خود،صورتجلسات مربوطه را امضا نماید.این موضوع در صورتی است که یک نسخه از وکالتنامه همراه با صورتجلسات به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد.
سلام، آیا خدمات ثبت تغییرات شرکت در یزد هم انجام می دهید؟
سلام و درود.
بله،یکی از افتخارات مجموعه ثبتی فرهنگ ارائه خدمات ثبتی در تمامی استانهای ایران از جمله شهر یزد میباشد.
آیا برای افزایش سرمایه شرکت حتما باید ثبت تغییرات شرکت انجام دهیم؟
سلام و درود.
یکی از مواردی که از طریق آگهی تغییرات میتوان اقدام به ثبت نمود،افزایش سرمایه در شرکت موردنظر میباشد و در رابطه با این موضوع میبایست مجمع موردنظر تشکیل شده و صورتجلسه مورد نظر با دستور جلسه افزایش سرمایه تنظیم و امضا و در نهایت ثبت سامانه ای و پست و آگهی و روزنامه رسمی شود.
این موضوع لازم به ذکر است که روند افزایش سرمایه در شرکتهای با مسئولیت محدود و سهامی خاص کمی متفاوت است و در رابطه با این موضوع میتوان افزایش سرمایه را از سه طریق که شامل افزایش سرمایه از طریق مطالبات حال شده،افزایش سرمایه از طریق آورده نقدی اعضای شرکت و یا افزایش سرمایه از طریق تجدید ارزیابی با نامه کارشناس رسمی دادگستری به نتیجه رساند.
سلام، هزینه تغییرات شرکت (برای افزایش سرمایه اولیه شرکت) چقدر است و به چه مدت زمان نیاز دارد تا به طور کامل ثبت تغییرات شرکت انجام شود؟
سلام و درود.
هزینه افزایش سرمایه شرکت با توجه به مبلغ افزایش سرمایه و نحوه افزایش سرمایه از روشهای مختلف،متفاوت است و مدت زمان روند افزایش سرمایه شرکت از زمان تحویل صورتجلسات برای شرکتهای با مسئولیت محدود تقریباً ۴ روز کاری و برای شرکتهای سهامی خاص حدود ۶ روز کاری میباشد.
سلام، چند سال پیش من به عنوان بازرس در شرکت یکی از اقوام منصوب شدم، چون از روی تعارف با ایشان این پیشنهاد ر قبول کردم، الان قصد خروج از شرکت را دارم، چطور میتونم خودم را از اسامی اعضا شرکت خارج کنم؟
سلام و درود.
طی یک صورتجلسه خروج شما و معرفی یک بازرس جدید بعنوان جایگزین شما میتوانید براحتی از شرکت خارج شوید.
سلام و خسته نباشید، من سالهاست که در حال فعالیت قانونی هستم، اما به دلیل مشکلات اقتصادی دیگر توان ادامه دادن را ندارم، آیا برای انحلال شرکت نیاز به آگهی تغییرات دارم؟
سلام و درود.
شما برای هر نوع تصمیم و تغییراتی که بخواهید برای شرکت اعمال کنید به ثبت یک آگهی تغییرات در اداره ثبت شرکتهای استان مربوطه و درج در روزنامه رسمی نیاز دارید ولی هر کدام از این تغییرات باید در چهارچوب و اصول خودش رعایت بشه که انحلال شرکت هم از این قاعده مستثنا نیست.
در نظر داشته باشید برای تنظیم یک صورتجلسه با دستورجلسه انحلال شرکت،علاوه بر موضوعات دیگر نیاز به معرفی یک مدیر تصفیه و اعلام یک محل تصفیه میباشد و پس از آگهی شدن موضوع تغییراتتون در اداره ثبت شرکتها و پرداخت روزنامه رسمی میبایست اقدام به ختم تصفیه برای شرکت نمایید که موضوعی بسیار تخصصی و زمانبر هست.
سلام ما صورت جلسه ثبت تغییرات را ثبت کرده ایم و آن را ارسال کرده ایم، اما باز هم نیاز به ثبت تغییرات شرکت داریم. اگر صورت جلسه قبلی تایید شده باشد آیا می توانیم دوباره درخواست جدید بدهیم؟
سلام و درود.
برای ارسال صورتجلسه جدید به اداره ثبت شرکتها لازمش این موضوع هست که شرکت مورد نظر پرونده باز در اداره ثبت نداشته باشه.
یعنی باید در اولین مرحله تغییرات قبلیتون،آگهی شده باشه و حق الثبت تغییرات پرداخت شده باشه و حتماً روزنامه رسمی کار قبلیتون پرداخت شده باشه.
سلام،یک سوال داشتم!
برای تغییر سمت یکی از اعضای هیئت مدیره کدام نوع صورتجلسه ای را باید تنظیم کنم؟
سلام و درود.
عموماً تغییرات در شرکتهای با مسئولیت محدود یا شرکتهای سهامی خاص متفاوت هستن.به عنوان مثال یا تغییر در مفاد کلی اساسنامه یا نقل و انتقال سهام یا سهم الشریکه یا انتخاب مدیران و حق امضا و … که هر کدوم از این تصمیمات در صورتجلسه خاص خودش انجام میشه و برای تنظیم صورتجلسات و ترتیب اونها و دستور جلسه باید کاملاً در اینکار تخصص داشت چون کوچکترین ایراد در تنظیم صورتجلسه باعث عودت کار از سمت مرجع ثبت شرکتها میشه.
برای این دستورجلسه ای که شما پرسیدید نوع صورتجلسه ای که باید تنظیم بشه صورتجلسه مجمع عمومی عادی و یا اتخاذ تصمیم در جلسه هیئت مدیره هست که هرکدام نیاز به فرمت مخصوص به خودش رو داره.